Zmieniając podejście do zakupu ubezpieczeń, Samorządy mogą zarówno wygenerować oszczędności, jak i zapewnić jednostkom podległym lepszą ochronę niż dotychczas. Kluczem do sukcesu jest zawieranie umów wieloletnich, rozważna konsolidacja ubezpieczeń i podzielenie zamówienia na części oraz stosowanie trybu negocjacyjnego.

Samorządy szukają oszczędności – to zwrot, który słyszymy praktycznie co rok. Jednak teraz ma on szczególne znaczenie. Wpływy do budżetów lokalnych i regionalnych w zeszłym roku były znacząco mniejsze niż w latach poprzednich, często też nawet niższe niż się spodziewano na początku pandemii. W tym może być podobnie, ponieważ nie wiemy, ile jeszcze lockdownów nas czeka, ani jak długo potrwają. A co najmniej połowa środków, którymi mogą rozporządzać Samorządowcy, pochodzi z PIT, więc jak przedsiębiorcy nie będą zarabiać - Samorządy bardzo dotkliwie odczują to w swoich budżetach.

Trudną sytuację władz lokalnych pogłębia jeszcze fakt, że z niektórych wydatków stałych nie mogą zrezygnować, podobnie jak z niektórych zaplanowanych wcześniej inwestycji. Dlatego ze zdwojoną siłą szukają obecnie cięć i oszczędności. Samorządowcy zastanawiają się, czy nie można zaoszczędzić na ubezpieczeniach. Można, ale trzeba to zrobić z głową!

Ograniczanie jakości programu ubezpieczenia i obniżanie poziomu ochrony poprzez wprowadzanie niskich sum ubezpieczenia/gwarancyjnych prowadzi jedynie do pozornych oszczędności. W momencie powstania szkód okazuje się, że trzeba wydać znacznie więcej pieniędzy, a nawet zaciągnąć kredyt, żeby poradzić sobie w trudnej sytuacji. A ubezpieczenia udowodniły podczas pandemii, że są potrzebne, działają i pozwalają ze spokojem realizować zadania. Dlatego oszczędności przy ubezpieczeniach szukać należy w dobrze zbudowanej strategii zakupowej – wyborze umowy wieloletniej, trybie postępowania i w rozważnie przeprowadzonej konsolidacji ubezpieczeń jednostek podległych. Co więcej - te działania idealnie wpisują się w nową zasadę ustawy PZP – efektywności ekonomicznej.

Jak w przypadku większości zamówień czy usług, umowy wieloletnie zapewniają korzystniejsze warunki cenowe. Ubezpieczając Samorząd za podstawowy (minimalny) czas trwania umowy, warto przyjąć okres trzech lat. Często można już z góry zagwarantować sobie także możliwość przedłużenia zawartego kontraktu na kolejne lata na analogicznych warunkach. Dlaczego opłaca się decydować na umowy wieloletnie? Wynika to z podstawowej kwestii rządzącej ubezpieczeniami – kalkulacji ryzyka. W przypadku Samorządów podstawowym pytaniem jest nie „czy” dojdzie do szkody i konieczności wypłaty odszkodowania, tylko „kiedy”? Dlatego mając przed sobą dłuższy okres współpracy, ubezpieczyciel jest w stanie lepiej oszacować wysokość potencjalnych wypłat, przygotować się do nich i w efekcie zaproponować korzystniejsze warunki cenowe niż w przypadku polisy rocznej. A często także zgodzić się na szerszy zakres ubezpieczenia.

Kolejnym istotnym czynnikiem wpływającym na cenę, jest ustalenie ostatecznego zakresu polisy i odpowiadających mu sum ubezpieczenia/gwarancyjnych. Dobrze skonstruowany program musi uwzględniać analizę cyklicznych zdarzeń, które mogą spowodować dodatkowe wydatki. Jeżeli się ją dobrze przeprowadzi, to dzięki ubezpieczeniu nie trzeba wtedy zakładać dla nich buforów finansowych w budżecie i środki te będzie można przeznaczyć na inne cele. Przykładowo, ustalając sumy ubezpieczenia dla środków trwałych (szczególnie budynków), powinno się przyjmować wartość odtworzeniową w miejsce ewidencyjnej, która często bywa wartością mocno nieaktualną. Wtedy mamy pewność, że wypłacona kwota pozwoli w pełni pokryć koszty odbudowy. Nie ma jednak jednego uniwersalnego przepisu na sukces związany z ustaleniem zakresu i sum ubezpieczenia. Jest to zawsze wynik indywidualnej oceny ryzyka, potrzeb i możliwości finansowych danego podmiotu. Warto też sprawdzić, czy nie można pokusić się o konsolidację kilku zawartych wcześniej oddzielnie umów. Warto pamiętać, że jedną polisą można na przykład objąć wszystkie szkoły, jednostki kulturalne lub inne podmioty podległe. Dzięki temu każda z tych instytucji otrzyma znaczenie szerszą ochronę i w lepszej cenie niż w przypadku samodzielnie zawieranych. Planując ochronę, należy nie tylko odpowiednio zdefiniować pożądany zakres ochrony, ale także utrzymać właściwe relacje między oczekiwanym poziomem ochrony ubezpieczeniowej a kosztem jej zakupu.

Na ostateczny kształt ochrony (efekt) wpływ ma też wybór trybu zamówienia. W przypadku stosowania trybu negocjacyjnego (w tym dialogu konkurencyjnego) ubezpieczyciele mają okazję lepiej poznać ryzyko i uwarunkowania związane z ochroną. W efekcie prowadzenia bezpośrednich rozmów z Samorządem mogą więc dokładniej dopasować ofertę do potrzeb i możliwości finansowych zamawiającego. Skutecznym zabiegiem jest też podzielenie zamówienia na części, szczególnie przy umowach OC, gdzie dzięki temu można za stosunkowo niewielki wzrost ceny zyskać o wiele wyższy zakres ochrony. Jak to wygląda w praktyce? Pierwsza z polis zabezpiecza Samorząd na wypadek zdarzeń o niższej wartości, tzw. szkód frekwencyjnych, powtarzalnych, jak na przykład drobniejsze wypadki, zalania. Z kolei druga, nadwyżkowa, zabezpiecza w sytuacji wystąpienia szkód o znacznie wyższej wartości roszczeń, skutkujących wysokimi odszkodowaniami. Głównie są to szkody na zdrowiu i życiu np. tragiczne zdarzenia podczas wycieczek szkolnych mogące skutkować bardzo wysokimi odszkodowaniami i wypłacanymi latami rentami. Dlaczego takie rozwiązanie jest sensowne i uzasadnione ekonomicznie? Konstrukcja ubezpieczenia OC w postaci dwóch osobnych polis, z której każda stanowi odrębną część zamówienia, pozwala JST zdecydować, czy koszt zakupu polisy nadwyżkowej jest akceptowalny. Tryb negocjacyjny pozwala też często wynegocjować niestandardowe warunki ubezpieczenia w stosunku do podstawowych OWU ubezpieczycieli. Na mocy klauzul dodatkowych można ubezpieczyć się m.in. od skutków katastrof budowlanych, działań terrorystycznych czy działań o charakterze umyślnym lub rażącego niedbalstwa. W przypadku pandemii istotne może okazać się też rozszerzenie umowy o ubezpieczenie mienia czasowo wyłączonego z eksploatacji.

Mimo wysoce indywidualnego charakteru polis istnieje kilka obszarów, o których ochronie Samorząd nie może obecnie zapominać. Są to przede wszystkim zadbanie o bezpieczeństwo cybernetyczne, odpowiedzialność cywilną (także członków władz, zwłaszcza w przypadku spółek komunalnych) czy ryzyk karno-skarbowych, które w ostatnim czasie zyskują na znaczeniu.

Artykuł ukazał sie w Piśmie Samorządu Terytorialnego WSPÓLNOTA nr 6/2021 oraz na stronie wydawnictwa https://wspolnota.org.pl/news/oszczednosci-samorzadu-na-ubezpieczeniach-tak-ale-rozwaznie